Office Insights - "Als het toen niet in de excelsheet paste dan ging het gewoon niet"

In het eerste deel van het interview met Karin Van Roy, CHRO bij Arvesta, bespraken we al hoe het HR landschap veranderd is. Maar welke rol speelt een kantoor daar eigenlijk in?

Luister of kijk je liever? Deze episodes zijn ook beschikbaar in podcast vorm!

We hadden het hiervoor over hoe jullie remote werken in COVID hebben aangepakt. Ik vond dat wel opvallend want heel vaak, of toch zeker in de eerste maanden na COVID hoorde je hele tijd dat mensen terug naar kantoor moesten gelokt worden, we moeten de kantooromgeving zo aangenaam mogelijk maken zodat we mensen niet dwingen, maar dat ze zelf heel graag komen. Is dat dan iets waar jullie bewust niet echt aan meedoen?

Impliciet wel. We hebben één keer per maand Thirsty Thursdays. Dan is er vanaf 16 uur een drink. Op 6 november verhuizen we naar een ander kantoor. Dan was er bijvoorbeeld een kleine presentatie over hoe het eruit zal zien met een ijsje en een drankje. Zo is het tof om iedereen eens terug te zien. Vaak op dinsdag en donderdag want dan zijn de meeste mensen op kantoor.

Dat is dan nog steeds vrijblijvend?

Ja, absoluut. Maar we zien daar wel mensen op afkomen. Mensen weten dan ook dat er veel volk gaat zijn en da’s best fijn.

Als we het toch over de kantooromgeving zelf hebben. Ik neem aan dat er wel een verschil is tussen sommige hubs en het HQ?

Weinig, we proberen dat echt na te bootsen. Uiteraard gaat dat niet in één keer, maar in elk van de hubs vind je hetzelfde type tafel, dezelfde kleuren en decoratie. Uiteraard gaat dat niet allemaal in één keer.

Eigenlijk nog voor Covid waren we rond drie pijlers beginnen werken. Engaged people, dat spreekt voor zich. Maar ook rond inspiring workplaces en jobs of the future. Ik wil niet het syndroom dat hier op een bepaald ogenblik 200 man zit die niet digitaal kan werken. Dat is de mensen hun fout, maar ook de werkgever hun schuld. Je moet mensen meetrekken in alles wat er aan het gebeuren is. Iedereen kan dat. Misschien niet even snel, maar iedereen kan dat. Sommige mensen willen niet, maar da’s wel een eigen keuze.

Voor jobs of the future zijn we heel erg bezig met automatisatie, robotica en alles wat er zit aan te komen. We bekijken dat zeker en ook hoe we betekenisvol mensen kunnen heropleiden zodat zij met andere dingen kunnen bezig zijn. Ik zie ook altijd de war for talent, ik geloof daar niet 100% in. Ik denk als je genoeg op schattenjacht gaat in je eigen bedrijf dat er heel veel kansen zijn. Laten we daar eerst ons Latijn in steken in plaats van te klagen dat er niemand voor ons wil komen werken.

Dan heb je nog inspiring workplaces. Onze winkels zijn al helemaal gerevampt. Dat zijn nu veel aangenamere plekken om te werken. In september starten we bijvoorbeeld met werken aan de sociale ruimtes in Merksem. In die zin waren we daar al heel hard mee bezig en toen kwam Covid en dat paste eigenlijk perfect in het plaatje.

Wat ons daarbij heeft geholpen is het duidelijk maken van onze purpose. Je kan wel zeggen dat wij belangrijk zijn voor de landbouw van morgen, maar ineens was alles dicht. Mensen zijn toen beginnen nadenken - als we geen graan meer hebben, geen boord volgend jaar. Oekraïne crisis kwam daar nog eens boven op. Toen werden wij ineens een essentiële sector. Toen konden wij ook zeggen aan onze mensen dat we onmisbaar zijn als belangrijke schakel in die landbouw keten. Mensen zijn ook gaan beseffen dat wijn uit Chili misschien niet de beste optie was. Die wordt nog bespoten met dingen die hier al lang verboden zijn én uw footprint. Staat er eens een schip fout dan is het bye bye wijn. Die korte keten is dus belangrijker dan ooit. Dat heeft ons goed gedaan als bedrijf, zeker voor de cultuur. Mensen beseften dat ze bezig waren met iets dat betekenisvol is. Je disbelievers werden ineens ook believers.

Ik hoorde van een andere bedrijfsleider die zei dat iedereen tijdens Covid op kantoor moest werken. HR waarschuwde hem dat ze controle gingen krijgen, maar die dacht dus dat ze mensen thuis aan het strijken waren. Alleen al zo ouderwets naar werk kijken, daar kan ik niet goed tegen. Als je er echt voor wil gaan en in gelooft met je collega’s, zal je wel niet strijken. Of misschien wel, maar als je dan een deadline hebt om 23u59, ga je die ook wel halen.

Dat vraag ik me ook af. Ik kan me inbeelden dat toen je begon bij HR dat ze anders naar mensen en human capital? Het heette waarschijnlijk zelfs nog anders?

De personeelsdienst. Toen werd het personeel en organisatie omdat het duidelijk werd dat het organiseren van werk ook niet zo vanzelfsprekend was. Daarna is het eigenlijk vanalles geweest. Het doet er niet toe hoe je het noemt. Naar mensen werd er echt gekeken in Hay-punten en in job descriptions. Dat is een classificatiesysteem. Vanaf zoveel punten krijg je een auto en vanaf zoveel punten heb je ramen in je kantoor. Het meest belachelijke. Die punten kon je niet verdienen, maar was echt een titel.

Je kon dus een hele slechte werknemer zijn met veel punten en een hele goede met weinig punten. Die meritocratie was daar ook veel minder. Dat was allemaal veel mechanischer. Dat was echt een bedrijfsgebeuren. Ik geloof in iets achterliggend. Rewardsystemen, maar dat is niet heiligmakend. Als het toen niet in de excelsheet paste dan ging het gewoon niet. Gelukkig is dat allemaal veranderd.

Wat zijn nog grote verschillen die je ziet?

De rol van de leider. Ik zeg altijd dat ik het grootste team van het bedrijf heb. Dat zijn niet de 44 mensen die in mijn team zitten, maar eigenlijk is dat iedereen van Arvesta. Want als een leidinggevende niet uitdraagt wat je cultuur is of hoe je met mensen omgaat dan heb je een probleem. De wereld is meer fluïde geworden. Je kan je niet permitteren om te wachten tot een volgende ronde om je aan te passen. Iedereen zat vroeger in zijn hoekje. Ik denk eindelijk dat het gezond verstand aan het winnen is.

Nog een verschil is dat toen ik in het begin werkte dacht iedereen dat het grote verschil het product was. En dat klopt niet want dan zou elke golf of iPhone even veel succes hebben ondanks de verkoper. Toen zeiden ze dat het aan het proces lag, maar zagen ze nog verschillen. Ineens besefte iedereen dat het grote verschil door mensen gemaakt wordt. En dat vind ik de mooiste verandering.

Belangrijke vraag - hoe zou je die veranderingen omschrijven op vlak van de office environment? Wat kan vandaag dat toen totaal nog niet aan de orde was?

Het vrolijke. Dat het niet allemaal alleen maar serieus moet zijn. We zijn meer de office rond de mens gaan bouwen dan de office rond de functieclassificatie. We zijn ook echt gaan werken rond de verschillende types mensen die je hebt. De stille mensen die graag focussen en alleen werken bijvoorbeeld. Samenkomen is belangrijker want werken kan je eigenlijk van overal doen.

Ook community building. Jouw cultuur uitstralen.

In één van de vorige afleveringen spraken we met OTA Insights. Zij hebben een ballenbad op kantoor, een muziekruimte, .. Tot waar kan je gaan volgens jou?

We gaan ook redelijk ver. We hebben ook bijvoorbeeld een employee assistance programme. Want een mens stapt hier niet binnen en denkt enkel om 8 uur Arvesta en is om vijf uur weer mama en papa. Je dag is niet gecompartimenteerd in uren zonder, uren met problemen. Als werkgever kan je daar niet altijd iets aan doen. Maar onlangs hoorde ik een echt voorbeeld van een werkgever die bij een scheiding een echtscheidingscoach aanbiedt. Dan denk ik dat je ergens nog de grens tussen privé en werk moet behouden. En doe je iets na de uren dan moet je dat niet verplicht maken en kom je daar zelf naar toe als je daar zin in hebt. Dat is voor mij een heel belangrijke. In the end zijn we een werkgever en daar zit zoals ik al zei een klein opportunistisch kantje aan. We moeten ook nog deliveren, budgetten halen en presteren. Voor mij is de grens tussen privé en werk echt belangrijk.

Ik vind het interessant dat je zegt dat die grens moet bewaakt worden. Ik had onlangs een podcast gehoord van Ester Perel. Zij zei net het tegenovergestelde. Dat dat veel meer aan het vervagen is en zelfs dat de CEO een meer priesterachtige rol inneemt. Wat is jouw mening daarover?

Als iemand mij iets komt vertellen zal ik dat nooit afwijzen, maar ik denk niet dat dat anders of meer is dan vroeger. Je kan ook niet van je leiders verwachten dat ze daar allemaal mee omkunnen. Diegene bij die er priest like mee omgaat, zal dat vroeger ook wel gedaan hebben. Ik denk dat het meer fluïde is geworden omdat we in het algemeen opener zijn. Vroeger werd er niet gesproken als je je niet goed voelde, maar is dat de trend - dat weet ik niet.

Daarnet hoorde ik je praten over de jobs of the future. Hoe kunnen we onze werknemers begeleiden naar een meer digitale toekomst bijvoorbeeld? Hoe kijk jij naar AI en alles wat er aan het gebeuren is? Wat zou de invloed zijn van AI?

Dat gaat zeker een rol spelen. Ik krijg volgende week een mooie presentatie over hoe da AI op basis van een aantal noden een trainingsprogramma kan maken. Waarom zouden we dat dan niet gebruiken? Het zal het nooit volledig vervangen, ik denk dat je daar een goede copiloot aan gaat hebben.

De toekomst zal het uitwijzen. Dan kan ik u alleen maar bedanken voor het interview - zeer interessant om alles te zien en hier te zijn! Veel succes nog.