Office Insights - "Een ballenbad voor de productiviteit en de creativiteit."

Carte Blanche. Dat is hoe de briefing van OTA naar hun interieurarchitect eruit zag wanneer ze hun kantoor gingen redesignen. Want waarom zou je in godsnaam een ballenbad plaatsen en wat zijn de voordelen van een in-house gym? Je ontdekt het allemaal in onze reeks Office Insights. 

Luister of kijk je liever? Deze episodes zijn ook beschikbaar in podcast vorm!

Pieter-Jan, bedankt dat wij eens mogen komen piepen op jullie kantoor hier in hartje Gent, het kantoor van OTA Insight. Wat doen jullie hier precies?

OTA is vooral actief in de hospitality sector. Wij werken dus samen met hotels en hotelketens als vrij jong en enorm snelgroeiend softwarebedrijf. Wij helpen die bedrijven om elke dag de juiste prijs voor hun producten zijnde klassiek hotelkamers, te kunnen zetten. Maar die ook op de juiste kanalen te kunnen aanbieden. Dat B&B in de Ardennen tot de Hilton in Parijs en New York. Dat passeert hier allemaal de revue.

De hospitality sector - super interessant! Wat is jouw rol hier exact op kantoor?

Ik heb hier de office manager. In Gent ben ik het manusje-van-alles. Van een nieuwe wc-borstel die besteld moet worden tot het contact met de eigenaars van de gebouwen of onze investeerders die op bezoek komen en die we moeten onthalen, die vergadering in orde zetten, eten en drinken bestellen, …

Het lijkt mij een super gevarieerde job. Als we je meenemen in een heel random day in the lief. Hoe kan je dag er dan uitzien?

Mijn week is echt verdeeld tussen praktisch en organisatorisch werk en dan wat administratie. Op maandag en vrijdag is het vooral praktisch - opstart of afsluiten van de week, de voorbereiding van de volgende week. Koelkasten vullen, zorgen dat de leveranciers op tijd zijn voor het eten en drinken en zo. Maar ook met de kuisvrouw afspreken dat we deze week dit event hebben of dat we dan mensen op bezoek hebben. Anderzijds ook administratie.

Het lijkt mij een super gevarieerde job. Als we je meenemen in een heel random day in the lief. Hoe kan je dag er dan uitzien?

Dat fluctueert enorm. Op een maandag is het nog vrij druk omdat we dan koffiekoeken aanbieden. Op vrijdag is het al een beetje kalmer. Maar wij gaan eigenlijk echt volledig voor volledige flexibiliteit dus iedereen kan hier vier of vijf dagen per week komen. Of als je met je lead afspreekt dat drie dagen in de week voldoende is, is dat allemaal geen probleem. Gemiddeld zijn er tussen de 40 en de 80 werknemers per dag aanwezig. Met pieken is dat boven de 100 en die moeten allemaal eten en drinken hebben.

Ik kan me inbeelden dat dat wel heftig kan zijn. Wat is het belang van die rol van een office manager voor zo’n groep? Hoe belangrijk is die rol en wat zou er gebeuren mocht jij er bijvoorbeeld niet zijn?

Ze zouden vereenzamen en ze zouden minder eten en drinken hebben. Maar office management is zo iets typisch dat bij het ene bedrijf iets anders betekent dan bij het andere. Klassiek is dat meer HR, een administratieve rol. Hier is dat echt meer een rol van praktisch het kantoor regelen, zorg dragen voor de mensen en ervoor zorgen dat alles vlot verloopt. Ik probeer alle praktische zorgen weg te nemen of snel op te lossen zodat de anderen hun werk goed kunnen doen.

Zalig, dat lijkt mij echt een heel toffe job. Maar volgens mij hebben jullie ook niet echt een ‘normaal’ kantoor. Ik ben hier al af en toe eens achter hoekjes gaan piepen en zag toch al een paar zotte dingen passeren. Maar ik zal de eer aan jou laten - Welke gekke features heeft jullie kantoor hier?

Gekke features, wij willen vooral het kantoor leuk houden. Wij hebben van de schommels daar tot het ballenbad hier, VR-Rooms die we aan het installeren zijn, maar ook een deftige keuken, refter en eetruimte waar iedereen rustig kan zitten. Leuke hoekjes, zoals wij hier zitten, om te kunnen werken of meet-ups te doen. Stel dat je eens rustig wilt zitten met je hoofdtelefoon dan kan je je wat afzonderen. Noem maar op.

We zijn een secret meeting room aan het installeren waar dat je als je aan een boek trekt, een wand open gaat. We hebben een muziek meeting room vol met instrumenten. Er zijn wel afspraken over - daar mogen ze niet beginnen jammen in het midden van de dag. Het is voor de uren, tijdens de middag of na de uren. Want anders, ja. Daarnaast zijn meeting rooms en vergaderen en werken is hier natuurlijk wel de prioriteit.

Maar de hamvraag waarmee wij echt zitten is - waarom in godsnaam investeer je in een ballenbad op kantoor?

Het klassieke antwoord is natuurlijk de productiviteit en de creativiteit. Dat komt volledig uit het team zelf. Dat was van: “Oh ja, Matthias, PJ, als wij die nieuwe vleugel hebben, daar moet een ballenbad in!” Dat hebben we dan maar gedaan natuurlijk.

En wordt daar gebruik van gemaakt? Meetings in georganiseerd?

Ja zeker! En ook catch ups met drie bijvoorbeeld. Maar ook bijvoorbeeld als je een call hebt met iemand uit de US om 16 uur, kan je je daar zetten.

Zalig! Dus je kan hier eigenlijk een meeting hebben met iemand van OTA en die neemt gewoon online op vanuit het ballenbad?

Ja, klopt! Geen gêne.

Fantastisch. En hoe is het hele kantoor, hoe is het hele idee ontstaan? Hoe is het zo ver kunnen komen op dit kantoor?

We zijn begonnen aan de andere kant van het gebouw op deze verdieping. Maar daarvoor zaten we nog aan de overkant, veel kleiner, en daarvoor hebben ze nog in Dok Noord gezeten. Maar dat blijft natuurlijk evolueren. We zijn nu al aan het lachten met elkaar van: wanneer gaan we er nog een verdiep bijnemen? Het kantoor groeit mee met hem team. Hoe meer mensen, hoe meer werkplekken en hoe meer meeting rooms die je nodig hebt. Ik heb het liefst van al dat ze gewoon zeggen van: “oh zeg, ik heb daar nog aan gedacht - gaan we dat niet doen?” Dat moet je hebben.

We zijn nu al actief met het gebouw aan het spreken om te zien waar we in de structuur van het gebouw waar we gaten kunnen maken in de betonplaten om een glijbaan naar beneden te kunnen steken om in het ballenbad te belanden. Dus ooit komt dat er absoluut allemaal wel. Just give us time.

Ik kan mij dus inbeelden: je komt van een andere plek en deze plek moet je volledig herinrichten. Je gaat naar een interieurarchitect, stel ik mij voor, en wat vraag je die? Hoe gaat dat proces tot op dit punt?

Die vleugel, de oude vleugel zoals wij zeggen, was er eigenlijk al. Matthias en onze bazen hebben toen vooral samengewerkt met Buro Project uit Aalst. zij waren daar echt heel tevreden over want vanaf dat er sprake was voor een tweede vleugel, kwamen ze eigenlijk direct bij mij en stapten we samen in de auto en gingen we naar de mensen van Buro Project.

Toen we aankwamen zei Matthias: “Kijk, we gaan een verdiep bijnemen. Ga maar los. Het budget is dit en dat en doe maar je ding. En dit is de lijst van wensen van het team.” Iets helemaal anders dan wat die interieurarchitecten gewend zijn. En dan was de tweede boodschap: “Vanaf nu trekt deze man naast mij zich dat allemaal aan en mij moet je niet te veel meer lastigvallen.”

"We zijn nu al actief met het gebouw aan het spreken om te zien waar we in de structuur gaten kunnen maken om een glijbaan naar beneden te plaatsen die in ons ballenbad belandt. Just give us time."

Je hebt dus volledige verantwoordelijkheid gekregen?

Ja zeker, maar wel natuurlijk polsen als het over geld gaat. Maar verder heeft die mij volledig laten doen. Hij had iets van: doe maar man, ik vertrouw het.

Dat lijkt mij wel een project dat waarschijnlijk de nodige stress heeft opgeleverd, maar ook wel met een eindresultaat waar je heel trost op kan zijn?

Klopt, maar ook heel veel plezier uit gehaald. Nu zitten we in het nieuwe gedeelte dat volledig is aangekleed zoals wij het wilden, maar vroeger zat hier een ander bedrijf met echt steriele, witte kubusvormige en afgesloten meeting rooms. En vorig jaar in september hebben wij hier een recruitement day, een event, georganiseerd. Dan hebben we hier een lasershooting georganiseerd. We hebben al die bureaus omgedraaid, kasten omgekeerd,netten gespannen met de bakken onder de bureaus echt trappen gebouwd. Dat was echt zot. Gewoon wat kunnen we hier doen, gewoon trashen.

We hebben hier zelf op een vrijdagnacht om twee uur graffiti zitten spuiten op de muur. Maar met het plan erbij: “ja, die muur gaat weg, die mag je vol met graffiti spuiten.”

Dus er zijn echt geen grenzen aan wat kan en mag?

Nee, als het werkt en je zegt dat dit echt iets leuks is, dan mogen wij daar helemaal in opgaan. Ideeën zijn er om te pitchen.